现场审核与审核报告有什么不同?

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一、首次会议

首次会议的要求

----审核组长主持

----审核组成员以恰当的言谈举止开始审核活动

----按时、简短、明了,一般30分钟左右

----通常,与会人员需签到,审核组保留签到和会议记录

----气氛融洽、坦率、透明和正规

首次会议的目的

----确认审核计划

----简介实施审核活动的方法和程序

----确认审核中的沟通渠道

----向受审核方提供询问的机会

首次会议的内容和程序(可简化)

----人员介绍(可简化)

----确认审核目的、范围和准则

----确认审核日程及其他相关安排

----介绍审核方法及程序

----说明审核中与受审核方的沟通和可能影响审核正常进行的情况

----确认向导及其作用和职责,落实审核所需的资源和设施(可简化)

----确认对审核活动的限制条件和要求(可简化)

----申明保密原则(可简化)

----说明申诉渠道(可简化)

----确认其他有关问题,澄清疑问

二、现场审核,收集和验证信息,获得审核依据

从收集信息到得出审核结论的过程

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信息源

----面谈

----观察

----文件

----记录

----数据的汇总、分析和业绩指标

----相关方的报告

----其他方面的信息源

收集信息的方法和技巧

----基本方法:抽样

----具体方法:

●面谈

●观察

●查阅文件和记录

●需要时,实际测量

信息和审核证据

----审核证据是与审核准则有关的能够证实的记录、事实陈述或其他信息

----信息可包括:记录、事实陈述或其他信息

----能够成为审核证据的信息应是能证实的,但不要求逐一证实

----确保作为审核证据的信息是真实的、客观存在的

验证信息获得审核证据的方法

----对照文件规定,证实观察到的实际操作与文件规定的一致性

----对照文件规定,证实记录与文件的符合性

----通过观察证实获得信息的准确性和真实性

----通过实际测量证实活动和过程的结果或记录的符合性、有效性和真实性

----其他适用的证实方法(如信息对比等)

记录审核证据

----应记录的内容:时间、地点、面谈对象、主题事项等

----全面反映审核情况

----对有问题的信息记录应反映不符合事实的主要情节

----清楚、准确、具体、具有重查性

现场审核活动中需注意的事项

----明确总体、合理抽样

----辨别关键过程

----辨别主要因素

----重视控制效果

----注意相关影响

----尊重受审核方,营造良好的审核气氛

----审核组长控制审核的进展并纠正出现的不良现象


三、形成审核发现(开具不合格报告)

形成审核发现

----方法


审核组成员分别说明审核情况、收集的信息和证据,以及初步判定的审核发现

审核组成员之间沟通需要相互印证的信息和证据,讨论疑点和分歧

将审核组成员获得的信息和证据汇总分析,共同确定审核发现

----审核发现包括


符合审核准则的审核发现


不符合审核准则的审核发现

不符合项的形成和性质

----不符合项的形成


文件不符合标准的要求

实施现状不符合审核准则的运行结果未达到预定的目标

----不符合项的性质

体系性不符合

实施性不符合

效果性不符合

不符合报告的内容

----受审核的部门或不符合发生的地点

----受审核部门负责人

----审核员

----审核日期

----不符合事实的描述

----不符合审核准则的名称和条款

----不符合的性质

----审核员签字、审核组长认可签字和受审核部门代表方确认签字

----适用时,不符合报告的内容还可包括

●不符合项的原因分析

●纠正措施计划及预计完成日期

●纠正措施实施情况的说明

●纠正措施的完成情况及验证记录

编制不符合报告的要求

----不符合事实描述准确、具体,不遗漏任何有益信息,具有重查性和可追溯性

----不要只写结论不写事实,不带有评论性意见

----文件表达简明简炼,尽可能使用行业或专业术语

----不符合的条款的判断应准确

----不符合的性质判定应客观、准确

不合格事实描述要点

准确地描述观察到的事实(时、地、人、具体图号、文件编号----);

使其有可重查性和可追溯性;

力求简明精炼,抓住核心不合格加以概括;

合格的事实不要写,有负面影响的不要写;

无关人员提供的信息不要写;

(企业发现的偶然不合格已经纠正的不要写);

不要光写结论,不写事实。

不符合项的确认

----审核中发现的问题,由当事人/责任人确认

----审核组内部达成共识,审核组长签字认可

----受审核方签字确认不符合事实

----确认过程中如有疑异,应予以澄清或解决

在现场审核中,当发现不合格项时,审核员应做哪些工作

向受审核部门负责人讲清这是一个不合格项,以及为什么不合格,达成一个共识;

请陪同人员确认事实;

做好详细记录(时、地、人、具体事实);

事后向审核组长报告;

填写不合格报告;

请受审核方在不合格事实一栏上签字。


四、形成审核结论

准备审核结论

----汇总分析不符合审核的审核发现,提出体系的薄弱环节和改进需求

----动态比较

----汇总分析符合准则的审核发现,总结体系的优势和优点

----需考虑的其他信息

●审核中收集到的可能影响实现审核目的信息

●审核中固有的不确定因素,解决分歧,对审核结论达成共识

●适用时,针对潜在问题指出改进方向

●需要时,讨论审核后续活动的安排

管理体系符合性和有效性评价

----文件与审核准则的符合程度

----体系的实施状况及其有效程度

●管理者和员工的质量意识

●质量方针和质量目标的适宜性和实现情况

●主要过程和关键活动达到预期结果的情况

●资源状况及满足要求的能力

●产品质量符合要求的程度和稳定性,内、外部失效的情况

●顾客满意程度

----持续改进机制

审核结论

----审核结论是审核组在对管理体系的符合性和有效性进行综合评价的基础上,结合此次审核的审核目的,得出的最终审核结果

----不同的审核目的内部审核,其审核结论不完全相同

----内部审核的审核结论通常可以包括以下几种:

●管理体系与审核准则的符合程度

●管理体系的有效实施、保持和改进

●管理评审过程在确保质量管理体系持续的适宜性、充分性、有效性和改进方面的能力

审核过程中的沟通

----审核组内部的沟通

----审核组与受审核方的沟通

五、末次会议

末次会议的要求

----会前准备充分

----审核组长主持

----与会人员可包括

审核组成员、受审核方的管理者

末次会议的程序

----重申审核的目的、准则和范围

----提出审核发现

----宣布审核结论

----必要时,说明可能降低审核结论可信程度的情况

----适当时,讨论纠正和预防措施的时间表

----适用时,针对潜在的问题指出改进方向

----需要时,受审核方代表简短致辞


六、审核报告

审核报告

----编制人:审核组长或其他审核员

----责任人:审核组长

----没有统一的格式

----内容应提供完整、准确、简明和清晰的审核记录

----通常由管理者代表审批

审核报告的内容

----审核目的

----审核范围

----审核准则

----审核组成员

----现场审核活动实施的起止日期

----审核发现

----审核结论

----适当时,可包括或引用其他有关内容


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